1. PRZEDMIOT REGULAMINU
Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług w zakresie wdrażania i utrzymania rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, w szczególności chatbotów AI, voicebotów AI oraz automatyzacji opartych na AI, oferowanych przez Grzegorza Grodzkiego, działającego pod marką Convexia, zwanego dalej "Wykonawcą".
Usługi świadczone są na rzecz osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zwanych dalej "Zamawiającym".
Świadczenie usług obejmuje:
wdrożenie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji zgodnie z indywidualnie przygotowaną ofertą,
zapewnienie ciągłości działania wdrożonych rozwiązań w ramach usługi subskrypcyjnej.
2. DEFINICJE
Wykonawca -- Grzegorz Grodzki, działający pod marką Convexia, korzystający z pośrednictwa rozliczeniowego KUGARU Sp. z o.o.
Zamawiający -- osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z Usług w celu związanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
Usługi -- świadczenie usług w zakresie wdrażania i utrzymania rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, w szczególności chatbotów AI, voicebotów AI oraz automatyzacji opartych na AI.
Oferta -- indywidualnie przygotowany dokument określający zakres prac, harmonogram realizacji oraz wysokość wynagrodzenia Wykonawcy.
Umowa -- umowa zawarta pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym, określająca zasady świadczenia Usług.
Okres rozliczeniowy -- okres, za który dokonywane są rozliczenia płatności Zamawiającego z tytułu świadczonych Usług, wynoszący jeden miesiąc kalendarzowy, rozpoczynający się pierwszego dnia miesiąca.
Siła wyższa -- zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Stron, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, które wystąpiło po zawarciu Umowy i uniemożliwia wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, w tym w szczególności: klęski żywiołowe, katastrofy, pożary, powodzie, wybuchy, wojny, strajki, zamieszki, rozruchy, ataki terrorystyczne, epidemie, pandemie, awarie sieci energetycznych, telekomunikacyjnych lub informatycznych o zasięgu krajowym lub międzynarodowym, ataki hakerskie i inne cyberataki, decyzje organów władzy publicznej uniemożliwiające wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy.
Podmioty trzecie -- zewnętrzni dostawcy usług i rozwiązań, z których korzysta Wykonawca w celu realizacji Umowy, w tym m.in. dostawcy hostingu (np. OVH), dostawcy usług AI (np. OpenAI), dostawcy narzędzi integracyjnych (np. Make.com) i inni.
3. WARUNKI CENOWE I PŁATNOŚCI
Wynagrodzenie Wykonawcy składa się z:
opłaty wdrożeniowej -- jednorazowej płatności za wdrożenie rozwiązań,
opłaty subskrypcyjnej -- cyklicznej płatności za zapewnienie ciągłości działania wdrożonych rozwiązań.
Szczegółowa wysokość opłat jest każdorazowo określana w indywidualnej Ofercie.
Wynagrodzenie płatne jest przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie następujących zasad:
40% opłaty wdrożeniowej -- płatne w ciągu 7 dni od dnia zawarcia Umowy, na podstawie faktury pro forma,
60% opłaty wdrożeniowej -- płatne w ciągu 7 dni od dnia odbioru wdrożonych rozwiązań, na podstawie faktury pro forma,
opłata subskrypcyjna -- płatna z góry, na podstawie faktury pro forma wystawianej pierwszego dnia każdego miesiąca, z terminem płatności 7 dni.
W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy po uiszczeniu zaliczki (40% opłaty wdrożeniowej), zaliczka nie podlega zwrotowi. Ponadto, Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia za prace już wykonane przez Wykonawcę do dnia odstąpienia, według stanu zaawansowania prac określonego przez Wykonawcę.
Po otrzymaniu płatności za fakturę pro forma, Wykonawca wystawi fakturę VAT za pośrednictwem KUGARU Sp. z o.o.
Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego wskazanego na fakturze.
W przypadku opóźnienia w płatności, Wykonawca ma prawo do:
naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie,
wstrzymania świadczenia usług do czasu uregulowania zaległych płatności, po uprzednim wezwaniu do zapłaty i wyznaczeniu dodatkowego 7-dniowego terminu.
Zawieszenie świadczenia usług z powodu braku płatności nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku uiszczenia należnego wynagrodzenia za okres zawieszenia.
Ponowne uruchomienie usług po zawieszeniu z powodu braku płatności nastąpi niezwłocznie po uregulowaniu zaległych płatności, nie później niż w terminie 2 dni roboczych.
Ceny podane w Ofercie są cenami netto i nie zawierają podatku VAT, który zostanie doliczony według obowiązującej stawki.
Wykonawca zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłaty subskrypcyjnej. O wszelkich zmianach Zamawiający będzie informowany z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana wysokości opłaty subskrypcyjnej nie wymaga zmiany Umowy i obowiązuje od następnego Okresu rozliczeniowego po upływie terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim.
W przypadku braku akceptacji nowej wysokości opłaty subskrypcyjnej, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
W przypadku złożenia wypowiedzenia przez którąkolwiek ze Stron, Umowa ulega rozwiązaniu z końcem miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie. Zamawiający jest zobowiązany do uiszczenia wszystkich opłat należnych za ten okres.
4. WDROŻENIE ROZWIĄZAŃ
Wdrożenie rozwiązań przebiega zgodnie z następującymi etapami:
Analiza potrzeb Zamawiającego -- określenie oczekiwań i specyfiki działalności Zamawiającego w celu dostosowania rozwiązań do jego indywidualnych potrzeb,
Przygotowanie Oferty -- na podstawie analizy potrzeb, obejmującej zakres prac, harmonogram realizacji oraz wycenę,
Akceptacja Oferty -- formalne potwierdzenie przez Zamawiającego zakresu prac, harmonogramu oraz wyceny,
Realizacja wdrożenia -- wykonanie prac zgodnie z zaakceptowaną Ofertą,
Odbiór wdrożenia -- formalne potwierdzenie zakończenia prac wdrożeniowych.
Szczegółowy harmonogram wdrożenia jest określany indywidualnie w Ofercie.
Procedura odbioru wdrożenia:
Po zakończeniu prac wdrożeniowych, Wykonawca zgłasza gotowość do odbioru,
Zamawiający ma 5 dni roboczych na zgłoszenie uwag lub akceptację wdrożenia,
Brak reakcji Zamawiającego w określonym terminie skutkuje uznaniem wdrożenia za odebrane bez zastrzeżeń,
W przypadku zgłoszenia uwag, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia w terminie uzgodnionym przez Strony, nie dłuższym jednak niż 10 dni roboczych, pod warunkiem, że uwagi te są zgodne z zakresem prac określonym w Ofercie,
Po uwzględnieniu uwag, Wykonawca ponownie zgłasza gotowość do odbioru, a Zamawiający dokonuje odbioru zgodnie z procedurą opisaną powyżej.
W przypadku rezygnacji Zamawiającego z wdrożenia w trakcie jego trwania, Zamawiający jest zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia za prace wykonane do dnia rezygnacji, a uiszczona przedpłata nie podlega zwrotowi.
Zmiany zakresu prac:
Wszelkie zmiany zakresu prac w stosunku do Oferty wymagają zgody obu Stron,
Zamawiający może zgłosić wniosek o zmianę zakresu prac w trakcie realizacji wdrożenia, a Wykonawca ustosunkuje się do wniosku, przedstawiając możliwość realizacji, wpływ na harmonogram i wynagrodzenie,
Wykonawca może odmówić wprowadzenia zmian z uzasadnionych przyczyn technicznych lub organizacyjnych,
Wprowadzenie zmian następuje po akceptacji przez Zamawiającego warunków przedstawionych przez Wykonawcę.
5. SUBSKRYPCJA
Po zakończeniu wdrożenia, Wykonawca zapewnia ciągłość działania wdrożonych rozwiązań w ramach usługi subskrypcyjnej.
Usługa subskrypcyjna obejmuje:
utrzymanie wdrożonych rozwiązań,
zapewnienie ich dostępności,
aktualizacje niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania,
wsparcie techniczne w zakresie zgłaszanych problemów.
Usługa subskrypcyjna nie obejmuje:
rozbudowy funkcjonalności wdrożonych rozwiązań,
zmian w konfiguracji wykraczających poza zakres niezbędny dla prawidłowego funkcjonowania,
szkolenia użytkowników poza zakresem określonym w Ofercie.
Rozbudowa funkcjonalności wdrożonych rozwiązań jest możliwa na podstawie dodatkowej Oferty.
Dostępność usługi:
Wykonawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić najwyższą dostępność usługi,
Planowane przerwy techniczne będą komunikowane Zamawiającemu z wyprzedzeniem,
Wykonawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności usługi ze względu na możliwość wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, w tym awarii systemów podmiotów trzecich.
6. OBOWIĄZKI STRON
Wykonawca zobowiązuje się do:
wykonania przedmiotu Umowy z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi i zasadami sztuki,
dotrzymania uzgodnionych terminów realizacji poszczególnych etapów prac,
bieżącego informowania Zamawiającego o postępach w realizacji przedmiotu Umowy,
udzielania wyjaśnień dotyczących wykonywanych prac na każde żądanie Zamawiającego,
zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z realizacją Umowy.
Zamawiający zobowiązuje się do:
współdziałania z Wykonawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Umowy,
terminowego przekazywania Wykonawcy informacji, materiałów i dokumentów niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy,
terminowego dokonywania odbiorów poszczególnych etapów prac,
terminowej zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy,
wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za kontakty z Wykonawcą i podejmowanie decyzji związanych z realizacją przedmiotu Umowy,
zapewnienia Wykonawcy dostępu do systemów i zasobów niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy,
przestrzegania zasad korzystania z wdrożonych rozwiązań.
Zamawiający oświadcza, że:
posiada wszelkie prawa do materiałów przekazywanych Wykonawcy w celu realizacji Umowy,
materiały te nie naruszają praw osób trzecich, w szczególności praw autorskich, praw własności przemysłowej lub dóbr osobistych,
wykorzystanie przekazanych materiałów przez Wykonawcę w celu realizacji Umowy nie będzie stanowiło naruszenia prawa,
przysługują mu uprawnienia do dysponowania wszelkimi danymi, które przekazuje Wykonawcy w celu realizacji Umowy,
zwolni Wykonawcę z wszelkiej odpowiedzialności w przypadku roszczeń osób trzecich związanych z wykorzystaniem materiałów dostarczonych przez Zamawiającego.
Komunikacja:
Strony ustalają, że komunikacja dotycząca realizacji Umowy odbywać się będzie za pośrednictwem osób wskazanych w Umowie,
Wykonawca jest dostępny dla Zamawiającego w dni robocze, w godzinach 9:00-17:00,
Akceptowalne kanały komunikacji to: e-mail, telefon, wideokonferencje oraz spotkania osobiste uzgodnione z wyprzedzeniem,
Czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenia Zamawiającego wynosi do 24 godzin w dni robocze.
7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności.
Odpowiedzialność Wykonawcy za szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ograniczona jest do rzeczywistej straty poniesionej przez Zamawiającego i nie obejmuje utraconych korzyści.
Łączna odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ograniczona jest do wysokości trzykrotności miesięcznej opłaty subskrypcyjnej.
Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w pkt 7.3, nie ma zastosowania w przypadku:
szkody wyrządzonej przez Wykonawcę umyślnie,
naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania do zachowania poufności.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za:
szkody wynikające z niewłaściwego korzystania z wdrożonych rozwiązań przez Zamawiającego,
szkody wynikające z nieprzestrzegania przez Zamawiającego zasad bezpieczeństwa,
szkody wynikające z działania siły wyższej,
awarie, przerwy w działaniu, ograniczenia funkcjonalności lub inne problemy wynikające z działania lub niedziałania usług, systemów lub rozwiązań dostarczanych przez podmioty trzecie, w tym m.in. dostawców hostingu (np. OVH), dostawców usług AI (np. OpenAI), dostawców narzędzi integracyjnych (np. Make.com) czy innych zewnętrznych usług i rozwiązań,
szkody wynikające z decyzji lub działań podmiotów trzecich, na które Wykonawca nie ma wpływu,
utratę danych Zamawiającego, jeżeli nie była ona spowodowana umyślnym działaniem Wykonawcy.
Korzystanie przez Wykonawcę z usług podmiotów trzecich odbywa się na warunkach określonych przez te podmioty, a Wykonawca nie gwarantuje ciągłości ani niezmienności tych warunków.
Wykonawca dokłada wszelkich starań, aby świadczone usługi były najwyższej jakości, jednakże nie gwarantuje, że wdrożone rozwiązania będą działać nieprzerwanie, bezbłędnie oraz będą odpowiadać oczekiwaniom Zamawiającego w zakresie wykraczającym poza specyfikację zawartą w Ofercie.
Zamawiający ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści wprowadzane do wdrożonych rozwiązań, w tym za ich zgodność z prawem.
Bezpieczeństwo danych:
Wykonawca zobowiązuje się do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych,
Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia bezpiecznego środowiska do działania wdrożonych rozwiązań, w tym do stosowania odpowiednich zabezpieczeń systemów informatycznych,
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za naruszenia bezpieczeństwa wynikające z zaniedbań Zamawiającego.
8. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
Wykonawca oświadcza, że przysługują mu wszelkie prawa autorskie do wdrożonych rozwiązań oraz utworów powstałych w wyniku realizacji Umowy.
Z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia za prace wdrożeniowe, Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji do korzystania z wdrożonych rozwiązań, w zakresie niezbędnym do korzystania z nich zgodnie z ich przeznaczeniem, na czas trwania Umowy.
Licencja, o której mowa w pkt 8.2, obejmuje następujące pola eksploatacji:
korzystanie z wdrożonych rozwiązań zgodnie z ich przeznaczeniem, w ramach prowadzonej przez Zamawiającego działalności gospodarczej,
wprowadzanie i przechowywanie w pamięci komputerów i serwerów,
wyświetlanie, stosowanie i przekazywanie w ramach wewnętrznej sieci Zamawiającego.
Zamawiający nie ma prawa:
udzielać sublicencji,
modyfikować wdrożonych rozwiązań bez zgody Wykonawcy,
rozpowszechniać lub udostępniać wdrożonych rozwiązań osobom trzecim, z wyjątkiem pracowników i współpracowników Zamawiającego,
dekompilować, dezasemblować lub w jakikolwiek inny sposób próbować odtworzyć kod źródłowy wdrożonych rozwiązań.
Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, Zamawiający zobowiązuje się zaprzestać korzystania z wdrożonych rozwiązań i usunąć je ze swoich systemów informatycznych, chyba że Strony postanowią inaczej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Zamawiający zobowiązuje się nie wykorzystywać know-how i rozwiązań Wykonawcy do tworzenia konkurencyjnych usług lub produktów.
Bez pisemnej zgody Wykonawcy, Zamawiający nie ma prawa nawiązywać bezpośredniej współpracy z podwykonawcami Wykonawcy w zakresie zbliżonym do przedmiotu Umowy przez okres 12 miesięcy od daty rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy.
Własność danych:
Wszelkie dane wprowadzone przez Zamawiającego do wdrożonych rozwiązań pozostają własnością Zamawiającego,
Bazy danych i zbiory informacji utworzone w trakcie realizacji Umowy, będące efektem działania wdrożonych rozwiązań, stanowią własność Zamawiającego,
Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, Wykonawca umożliwi Zamawiającemu eksport danych w uzgodnionym formacie, a następnie usunie te dane ze swoich systemów, chyba że przepisy prawa nakazują ich przechowywanie.
9. POUFNOŚĆ
Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych uzyskanych w związku z realizacją Umowy, zarówno w trakcie jej trwania, jak i po jej zakończeniu.
Za informacje poufne uważa się wszelkie informacje techniczne, technologiczne, ekonomiczne, finansowe, handlowe, prawne, organizacyjne i inne, dotyczące drugiej Strony lub jej klientów, niepodane do wiadomości publicznej, przekazane lub ujawnione przez jedną Stronę drugiej Stronie w związku z realizacją Umowy, niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła.
Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji:
które są powszechnie znane,
które były znane Stronie przed ich ujawnieniem przez drugą Stronę,
które zostały uzyskane od osób trzecich bez obowiązku zachowania poufności,
których ujawnienie jest wymagane na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Strony zobowiązują się do wykorzystywania informacji poufnych wyłącznie w celu realizacji Umowy.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy, Strony zobowiązują się do zwrotu lub zniszczenia wszelkich materiałów zawierających informacje poufne, będących w ich posiadaniu.
10. REKLAMACJE
Zamawiający ma prawo do zgłaszania reklamacji dotyczących świadczonych Usług.
Reklamacje należy kierować drogą elektroniczną na adres e-mail Wykonawcy.
Reklamacja powinna zawierać:
dane Zamawiającego,
opis przedmiotu reklamacji,
okoliczności uzasadniające reklamację.
Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania.
W przypadku uznania reklamacji za uzasadnioną, Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia zgłoszonych nieprawidłowości w terminie 14 dni od daty rozpatrzenia reklamacji, chyba że Strony ustalą inny termin.
11. SIŁA WYŻSZA
Żadna ze Stron nie będzie ponosić odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań wynikających z Umowy, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych zobowiązań jest wynikiem działania siły wyższej.
Strona, która nie może wykonać swoich zobowiązań z powodu działania siły wyższej, zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić o tym drugą Stronę, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od wystąpienia okoliczności siły wyższej, pod rygorem utraty prawa do powoływania się na tę okoliczność.
W przypadku wystąpienia siły wyższej, Strony podejmą w dobrej wierze negocjacje w celu ustalenia dalszego sposobu wykonywania Umowy lub jej rozwiązania.
Jeżeli działanie siły wyższej uniemożliwia wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy przez okres dłuższy niż 30 dni, każda ze Stron ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez obowiązku zapłaty odszkodowania.
12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.05.2025 r.
Wykonawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O wszelkich zmianach Zamawiający będzie informowany z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
W przypadku, gdy Zamawiający nie akceptuje nowej treści Regulaminu, zobowiązany jest zawiadomić o tym fakcie Wykonawcę w ciągu 14 dni od daty poinformowania o zmianie Regulaminu. Brak akceptacji nowej wersji Regulaminu skutkuje rozwiązaniem Umowy z końcem bieżącego Okresu rozliczeniowego.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne przez właściwy sąd lub w wyniku zmiany legislacji, nie wpływa to na ważność czy skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu.
Zamawiający nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Wykonawcy przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z Umowy.
Wszelkie spory wynikające z Umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia, spory rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.
Aktualizacja regulaminu: 01.04.2025 r.